1. Wie is verantwoordelijk
Members! wordt aangeboden door WaiterOne SL, Calle Las Pitas 6, 129B, 35100 San Agustín, Spain. Neem voor privacyvragen contact op via support@waiterone.net of schrijf naar dit adres.
WaiterOne SL is verantwoordelijk voor de persoonsgegevens die het gebruikt voor studioaccounts, abonnementen, beveiliging en ondersteuning. Je studio bepaalt welke ledengegevens zij verzamelt en hoe zij die gebruikt voor haar dienstverlening aan leden. Wanneer de studio onze gehoste Wallet-dienst gebruikt, verwerken wij de aangeleverde ledengegevens volgens de instructies van de studio om die dienst te leveren. Neem eerst contact op met je studio over haar ledengegevens, aanwezigheid, betalingen of beslissingen over lidmaatschappen.
Dit beleid geldt voor de Members! app, de website en de hier beschreven gekoppelde diensten wanneer je die gebruikt. Welke functies beschikbaar zijn, hangt af van je appversie en de diensten die je studio inschakelt. Het online portaal voor het boeken van lessen maakt geen deel uit van de huidige openbare versie. We werken dit beleid bij voordat we die dienst beschikbaar stellen.
2. Gegevens op het apparaat van de studio
De app bewaart de namen, contactgegevens, notities, foto’s en lidcodes die de studio invoert, evenals lidmaatschappen en saldi, lessen, boekingen, aanwezigheid, gegevens over docenten en ruimtes, en betaalbedragen, betaalstatussen en betalingsreferenties. Deze werkgegevens staan op de iPhone of iPad van de studio. Ze worden niet allemaal naar ons geüpload alleen doordat de app is geïnstalleerd. De hieronder beschreven gekoppelde functies versturen hun vermelde informatie afzonderlijk.
De camera wordt gebruikt voor inchecken met een QR-code en voor foto’s wanneer medewerkers die functies kiezen. Medewerkers kunnen ook afbeeldingen uit Photos of Files selecteren. Cameratoegang kan worden beheerd in de apparaatinstellingen. De studio is verantwoordelijk voor passende informatie en toestemmingen voor de mensen van wie zij gegevens en foto’s vastlegt.
3. Studioaccounts en abonnementen
Aanmelden voor een studioabonnement verloopt via Sign in with Apple. In het abonnementsproces worden je naam en e-mailadres niet opgevraagd. Onze licentiedienst controleert de identiteitsinformatie van Apple en gebruikt een daarvan afgeleide identificatiecode, een studio-identificatiecode en beveiligde aanmeldsessies om je account te herkennen en onbevoegd gebruik te voorkomen. Aanmelden als Wallet-medewerker is een aparte dienst met eigen studio- en personeelsgegevens en sessies.
Apple verwerkt de betaling voor een Members! abonnement. Onze licentiedienst controleert ondertekende aankoopinformatie en bewaart transactie-identificatiecodes en hun koppeling aan de studio om toegang te verlenen, aankopen te herstellen en te voorkomen dat dezelfde aankoop aan een andere studio wordt toegewezen. Deze dienst ontvangt je betaalkaartnummer niet. De app bewaart aanmeldgegevens en gecontroleerde toegangsinformatie in de beveiligde opslag van het apparaat.
Zie Sign in with Apple en privacy en het privacybeleid van Apple.
4. Apple Wallet, Google Wallet en kaarten per e-mail
Wanneer een studio Wallet-synchronisatie inschakelt, stuurt zij onze Wallet-server de naam, lidcode en identificatiecodes van het lid, de beveiligde QR-code voor het inchecken, de actieve status, de namen en voorwaarden van lidmaatschappen, geldigheidsdatums, resterende sessies en toegangstijden. Ook de studionaam, het antwoordadres voor e-mail, de tijdzone en gekozen afbeeldingen worden verstuurd. Als het lid een profielfoto heeft, stuurt de app een kleine gerenderde kopie naar onze Wallet-server in plaats van het oorspronkelijke fotobestand. De kaartendienst bewaart deze informatie om kaarten uit te geven en bij te werken.
Een Apple Wallet-kaart kan die gerenderde foto van het lid bevatten. Voor updates bewaart onze dienst kaartregistraties, een gehashte apparaatbibliotheek-ID en een pushtoken. Daarmee kan de dienst Apple Wallet laten weten dat de studio een wijziging heeft gesynchroniseerd.
Wanneer je op Toevoegen aan Google Wallet tikt, stuurt onze dienst Google de naam en code van het lid, de beveiligde QR-code voor het inchecken, de studio- en lidmaatschapsnamen, kaartidentificatiecodes, het saldo of toegangstype, datums, status en gekozen studio- of lidmaatschapsafbeeldingen om de Google-kaart voor te bereiden. Dit gebeurt vóór de definitieve bevestiging van het opslaan bij Google. De automatisch aangemaakte Google-kaart bevat niet het veld voor de profielfoto van het lid, maar de gekozen vormgeving kan wel een door de studio aangeleverde afbeelding bevatten. Latere gesynchroniseerde wijzigingen werken het Google-kaartrecord bij, ook als het eerste opslaan niet werd voltooid of de kaart later uit Wallet werd verwijderd. Google verwerkt zijn kopie volgens het privacybeleid van Google.
Wanneer medewerkers een Wallet-e-mail aanvragen, verwerkt onze maildienst het adres van de ontvanger, het bericht over de lidmaatschapskaart en de bijlagen. Aflevergegevens bevatten de status en een hash van het adres, die wordt gebruikt om dubbele verzendingen te voorkomen en de aflevering te regelen. E-mail gaat via onze mailserver en de e-mailprovider van de ontvanger. De privé-uitnodigingslink van een kaart is bedoeld voor de ontvanger. De vervaldatum beperkt het gebruik van de link, niet de bewaartijd van alle bijbehorende gegevens. Behandel uitnodigingslinks en QR-codes voor het inchecken als vertrouwelijk.
5. Gekoppelde betalingen, printers en back-ups
Als de studio SumUp koppelt voor betalingen via een betaalterminal, verstuurt Members! het bedrag, de valuta, de referentie en de betalingsomschrijving. Bij de aankoop van een lidmaatschap bevat die omschrijving de naam van het lidmaatschap en de naam van het lid. Members! bewaart de resulterende betaalstatus en transactiereferentie voor de afstemming van betalingen, geen betaalkaartgegevens. SumUp verwerkt betaal-, handelaars- en apparaatgegevens volgens zijn eigen voorwaarden en privacyverklaring. De geïntegreerde SDK vermeldt account- en contactgegevens, apparaat- en gebruikersidentificatiecodes, betalingsinformatie, de precieze locatie en productinteractie voor de functionaliteit van de app. Zie het privacybeleid van SumUp.
Bij het afdrukken wordt de gekozen kaartinhoud naar de geselecteerde printer gestuurd. Members! schakelt het uploaden van diagnostische informatie door de Star-printer-SDK uit voordat printers worden gezocht en voordat er wordt afgedrukt. Medewerkers bepalen welke printers en andere apparaten zij verbinden.
Rapporten en back-ups van de werkruimte kunnen ledengegevens, foto’s, beveiligde incheckgegevens en betalingsreferenties bevatten. Back-upbestanden van de Members! werkruimte bevatten geen Keychain-aanmeldgegevens en worden niet door Members! versleuteld. Medewerkers kiezen waar zij deze bestanden opslaan of delen en moeten ze vertrouwelijk houden. Aanbieders van bestandsopslag, deelmogelijkheden en apparaatback-ups verwerken die kopieën volgens hun eigen voorwaarden. Het herstellen van een abonnement herstelt de toegang, niet de lokale gegevens van de studio.
6. Waarom informatie wordt gebruikt
Wij gebruiken studioaccount- en aankoopgegevens om de gevraagde dienst volgens onze overeenkomst te leveren, waaronder aanmelden, toegang via het abonnement, herstel en ondersteuning. Wij gebruiken noodzakelijke beveiligings- en diagnostische informatie voor onze gerechtvaardigde belangen om accounts te beschermen, misbruik te voorkomen en de dienst betrouwbaar te houden. Informatie kan ook worden bewaard of verstrekt wanneer dat nodig is om aan toepasselijke wettelijke verplichtingen te voldoen of rechtsvorderingen af te handelen. Wanneer een bepaald gebruik op toestemming berust, kan die toestemming worden ingetrokken zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking.
Wanneer je onze website bezoekt of een onlinedienst gebruikt, ontvangt de server verbindings- en aanvraaggegevens zoals je IP-adres, het tijdstip van de aanvraag, het opgevraagde adres, de antwoordstatus en browserinformatie. Operationele logboeken worden gebruikt voor beveiliging en probleemoplossing. De openbare informatiepagina’s gebruiken geen advertentie- of analysecookies.
De studio bepaalt de doeleinden en rechtsgrond voor haar eigen ledengegevens, ook voor informatie over kinderen of gevoelige zaken. Zij hoort alleen informatie in te voeren die zij nodig heeft en die zij mag verwerken. Je studio stelt de lidmaatschapsvoorwaarden vast en bepaalt wie lid mag worden. Members! controleert de vastgelegde lidmaatschapsvoorwaarden wanneer medewerkers de incheckfunctie gebruiken.
De Members! app bevat geen integratie met een advertentienetwerk. Het transactionele versturen van lidmaatschapskaarten staat los van het besloten marketingsysteem.
7. Dienstverleners en internationale verwerking
Informatie is beschikbaar voor bevoegde medewerkers van de studio en voor personen die bevoegd zijn om de betreffende Members! dienst te beheren en te ondersteunen. Ontvangers zijn ook de aanbieders die nodig zijn voor de gekozen functie: IONOS voor hosting, Apple voor aanmelden, abonnementen en Apple Wallet, Google voor Google Wallet, SumUp voor gekoppelde betalingen, de e-mailprovider van de ontvanger en printers of exportbestemmingen die medewerkers kiezen.
Onze Members! server wordt door IONOS in Spanje gehost. Wallet-e-mail wordt verstuurd via onze eigen maildienst op die server. Dit betekent niet dat alle verwerking in Spanje blijft: Apple, Google, SumUp en door gebruikers gekozen bestemmingen kunnen informatie in andere landen verwerken. Hun gekoppelde privacyverklaringen geven uitleg over locaties en afspraken voor doorgifte. Neem contact met ons op voor informatie over de aanbieders en waarborgen die gelden voor een bepaalde Members! dienst of doorgifte.
Wij maken de ledengegevens van studio’s niet openbaar doorzoekbaar. Iemand die een privékaart of uitnodiging ontvangt, kan die toch delen. Geëxporteerde of afgedrukte kopieën vallen onder de controle van hun ontvangers.
8. Hoelang informatie wordt bewaard
Lokale gegevens blijven op het apparaat van de studio staan totdat de studio ze verwijdert. Afmelden, een abonnement beëindigen of een Wallet-kaart verwijderen wist niet automatisch de lokale werkruimte of onze gehoste kaartgegevens. Afzonderlijk geëxporteerde bestanden en back-ups blijven op de gekozen locaties staan totdat ze daar worden verwijderd.
Gehoste studio-, lidmaatschapskaart- en registratiegegevens worden bewaard om de ingeschakelde dienst te leveren en geldige verzoeken om correctie of verwijdering af te handelen. Accountsessies en uitnodigingslinks hebben een beperkte geldigheid, maar het bereiken van die limiet verwijdert niet vanzelf alle bijbehorende databasegegevens. Neem contact op met de studio of met ons om gegevens te laten wissen, in plaats van te vertrouwen op het verlopen van een link, sessie of lidmaatschap.
Nadat een abonnementsaccount is verwijderd, kunnen beperkte gegevens over de toewijzing van aankopen en herhaalde verwijderpogingen bewaard blijven wanneer dat nodig is om de oorspronkelijke aankoop af te stemmen, toewijzing aan een andere studio te voorkomen, een gevraagde verwijdering af te ronden of aan toepasselijke wettelijke verplichtingen en rechtsvorderingen te voldoen. Als de intrekking van een Apple-autorisatie nog in behandeling is, kan het nodig zijn tijdelijk een versleuteld token te bewaren totdat die handeling is voltooid. De relevante bewaarcriteria zijn deze doeleinden en de gegevens die nodig zijn voor het afzonderlijke verzoek. Het beëindigen van een abonnement wist niet de volledige aankoopgeschiedenis.
Operationele logboeken, aflevergegevens van e-mail, correspondentie met ondersteuning en herstelkopieën hebben afzonderlijke bewaartermijnen volgens hun doel voor beveiliging, probleemoplossing, aflevering en herstel. Reguliere webserverlogboeken worden dagelijks geroteerd, waarbij 14 geroteerde bestanden worden bewaard. Systeem- en maillogboeken worden wekelijks geroteerd, waarbij vier geroteerde bestanden worden bewaard. Rotatie is geen verwijderingsschema voor applicatiegegevens, mailboxen of back-upkopieën. Neem contact met ons op voor informatie over de gegevens die over jou worden bewaard en de toepasselijke bewaarcriteria.
9. Je keuzes, verzoeken en rechten
Neem contact op met je studio om haar ledengegevens in te zien of te laten corrigeren of om verwijdering te vragen. Neem contact op via support@waiterone.net over je Members! studioaccount, informatie waarvoor WaiterOne SL verantwoordelijk is of hulp bij het richten van een verzoek aan de juiste partij. Wij kunnen voldoende informatie nodig hebben om je identiteit en bevoegdheid te controleren, zonder meer te verzamelen dan noodzakelijk.
Afhankelijk van het toepasselijke recht en de omstandigheden kun je verzoeken om inzage, correctie, gegevenswissing, beperking van de verwerking en gegevensoverdraagbaarheid, bezwaar maken en toestemming intrekken wanneer de verwerking daarop berust. Je kunt een klacht indienen bij de Spaanse gegevensbeschermingsautoriteit (AEPD) of je bevoegde toezichthouder. Voor deze rechten gelden de toepasselijke voorwaarden, waaronder verplichtingen om bepaalde gegevens te bewaren.
Gebruik de functie om je account te verwijderen als jouw appversie die biedt, of neem contact met ons op over het betreffende account en de gehoste gegevens. Abonnements- en Wallet-accounts zijn gescheiden: het verwijderen van het ene account wist niet automatisch het andere of de lokale werkruimte van de studio. Het intrekken van de autorisatie voor Sign in with Apple kan betekenen dat je je opnieuw moet aanmelden voor andere Members! functies. Neem contact met ons op om verwijdering van gegevens bij de Wallet-dienst te vragen.
Beheer of annuleer Apple-abonnementen via de abonnementsinstellingen van Apple. Het verwijderen van een account of het de-installeren van Members! stopt de facturering door Apple niet. Het verwijderen van een kaart uit Apple Wallet of Google Wallet beëindigt niet het onderliggende lidmaatschap bij de studio en is geen verzoek om alle gegevens van iedere aanbieder te verwijderen. Neem voor dat lidmaatschap contact op met je studio en gebruik de beheerfuncties van de Wallet-aanbieder voor zijn kopie.
10. Beveiliging, wijzigingen en contact
Members! gebruikt HTTPS voor verbindingen met account-, licentie- en Wallet-diensten en beveiligde apparaatopslag voor aanmeldgegevens. Toegang tot het beheer van gehoste diensten is beperkt tot bevoegde beheerders. Studio’s moeten ook hun apparaten, accounttoegang, afgedrukte kaarten en geëxporteerde bestanden beschermen. Geen enkele opslag- of verzendmethode kan elk risico uitsluiten.
De ingangsdatum van dit beleid staat bovenaan. We werken het bij wanneer de beschreven diensten of werkwijzen veranderen. Lees het wanneer je een nieuwe gekoppelde functie inschakelt. Privacyvragen en verzoeken kun je sturen naar support@waiterone.net of per post naar WaiterOne SL, Calle Las Pitas 6, 129B, 35100 San Agustín, Spain.