Members! klantenhandleiding#

Geldig voor: Members! 2.0 (niet uitgebracht)
Doelgroep: studio-eigenaars, beheerders en baliemedewerkers
Handleidingstatus: bijgewerkte bron; vernieuwde openbare preview nog niet gepubliceerd

Members! is een iPhone- en iPad-app voor leden, lidmaatschappen, lessen, boekingen, aanwezigheid, ondersteunde betalingen en QR-ledenkaarten.

Members! is momenteel een pre-releaseproduct. Controleer apparaten, printers, betalingen, server, back-ups en migratie volledig voordat je echte klantgegevens gebruikt.

Voordat je begint#

Je hebt een iPhone met iOS 26 of een iPad met iPadOS 26 nodig, cameratoegang voor QR-codes en foto's en voor Ledenmodus een apparaatcode, Touch ID of Face ID. Een geconfigureerde SumUp-account en compatibele terminal zijn alleen nodig als je via de geïntegreerde SumUp-flow afrekent. Voor afdrukken kan je een compatibele Epson- of Star-bonprinter of Apple-systeemafdruk gebruiken.

Bedrijfsgegevens worden lokaal bewaard. De lokale app blijft bruikbaar als internet wegvalt. Online aanmelden, synchronisatie en echte Apple Wallet-passen vereisen de beveiligde Members!-server, die nog niet als productiedienst is uitgerold.

Je kan zonder SumUp een lidmaatschap opslaan met een handmatig geregistreerde betaling of met een openstaand bedrag. Handmatig registreren verplaatst geen geld.

Eerste configuratie#

Open Vandaag en daarna Instellingen.
Vul bij Studio de naam in en kies EUR, GBP of USD.
Kies of de achterste eigenaarsscanner actief blijft terwijl je andere onderdelen gebruikt.
Maak de lidmaatschapsplannen die de studio verkoopt.
Open Lessen > Lesconfiguratie en voeg lesnamen, docenten en ruimtes toe.
Koppel de verkopersaccount via Instellingen > SumUp-betalingen als je de geïntegreerde SumUp-flow gebruikt.
Configureer een Epson- of Star-printer via Instellingen > Afdrukken en druk een testticket af.
Configureer de beveiligde server pas wanneer het productieadres en de eerste eigenaarcode beschikbaar zijn.

Navigatie#

Vandaag toont check-ins, lessen, verlengingen, ontvangen betalingen en recente aankomsten.
Check-in scant of voert codes in en kan aanwezigheid aan een les koppelen.
Leden bevat profielen, lidmaatschappen, aanwezigheid, QR-kaarten en Wallet.
Lessen beheert planning, boekingen, aanwezigheid, docenten, ruimtes en reeksen.
Rapporten toont aanwezigheid, ontvangen betalingen, openstaande bedragen, lidmaatschapsstatus en prestaties.
Open op iPad Beheer > Betalingen in de zijbalk voor het betalingsregister. De zijbalk bevat ook plannen, lesnamen, docenten en ruimtes.
Open op iPhone Rapporten en kies Betalingen voor hetzelfde register.

De schermafbeeldingen gebruiken fictieve demogegevens en kunnen een eerdere preview tonen. Volg voor lidmaatschappen en betalingen de bijgewerkte instructies hieronder.

Vandaag-dashboard van Members! op iPhone — Members! past het Vandaag-dashboard en de hoofdnavigatie aan de iPhone aan, zodat je de app zowel op iPhone als op iPad kunt gebruiken.

Vandaag-dashboard van Members! op iPad — Het Vandaag-dashboard bundelt check-ins, lessen, verlengingen, omzet, de dagplanning en recente aankomsten.

Lidmaatschapsplannen#

Open Leden > Lidmaatschapsplannen en kies Nieuw plan. Vul naam en eventueel doelgroep in. Kies Onbeperkt of Sessiepakket, prijs, valuta, geldigheid en aantal bezoeken. Schakel minstens weekdagen of weekend in en stel zo nodig toegangstijden in. Tijden mogen over middernacht lopen.

Een aangepast plan verandert eerder verkochte lidmaatschappen niet. Schakel Beschikbaar voor verkoop uit om nieuwe verkopen te stoppen en bestaande te bewaren.

Verwijder of archiveer een plan#

Open een plan en kies Lidmaatschapsplan verwijderen. Members! verwijdert het alleen definitief als er geen lidmaatschap naar verwijst en geen kaartbetaling meer in behandeling is. Kies in alle andere gevallen Lidmaatschapsplan archiveren. Archiveren stopt nieuwe verkopen en bewaart bestaande lidmaatschappen en betaalhistoriek.

Leden en lidmaatschappen#

Kies in Leden de optie Lid toevoegen. Vul voornaam, achternaam en een unieke ledencode in. Contactgegevens, notities en foto zijn optioneel. Actief lid uitschakelen blokkeert check-in zonder de historiek te verwijderen.

Verwijder of archiveer een lid#

Open een ledenprofiel, kies Meer en daarna Lid verwijderen. Een lid kan alleen definitief worden verwijderd als het geen lidmaatschappen, boekingen, aanwezigheidsregistraties of betalingen heeft. Kies anders Lid archiveren. Archiveren bewaart de gegevens, maakt het profiel inactief en blokkeert check-in en nieuwe lidmaatschapsverkopen.

Verkoop of wijs een lidmaatschap toe#

Open een profiel en kies Lidmaatschap toevoegen. Kies het plan en controleer voorwaarden en startdatum. Voor een onbeperkte verlenging van hetzelfde plan wordt voorgesteld om bij de huidige vervaldatum te starten, zodat betaalde tijd behouden blijft.

Kies Nu betaald of Later betalen. Gebruik bij Nu betaald de methode SumUp om op de gekoppelde terminal af te rekenen, of registreer een betaling die via een andere methode al is ontvangen. Handmatige methoden werken zonder SumUp: vul Betaald op, een optionele referentie en eventuele notities in. Overig vereist een notitie. Het lidmaatschap wordt bij registratie geactiveerd; Gratis activeert het zonder geld bij Ontvangen op te tellen. Bij SumUp volgt activering pas na de betalingsbevestiging. Members! bewaart status en referenties, geen kaartgegevens.

Stel bij Later betalen de Vervaldatum in en kies Als onbetaald opslaan. Lidmaatschap en openstaand bedrag worden samen bewaard. Zolang het lidmaatschap Betaling openstaand is, kan het niet worden gebruikt voor check-in en geeft het geen bruikbare Wallet-toegang. Andere bruikbare lidmaatschappen van het lid blijven beschikbaar.

Een gewoon openstaand bedrag verhindert niet dat je een ander lidmaatschap toevoegt. Een onopgeloste SumUp-betaling moet wel worden nagekeken voordat je voor dat lid een nieuwe aankoop start. Reken bij twijfel niet opnieuw af: open het bestaande record in Betalingen en volg de herstelstappen hieronder.

Een lid kan meerdere lidmaatschappen hebben: gebruik Lidmaatschap toevoegen voor elk extra plan. Bij check-in door personeel kies je welk lidmaatschap wordt gebruikt als er op dat moment meerdere bruikbaar zijn. Alleen het gekozen lidmaatschap wordt gebruikt; bij een sessiepakket gaat er één bezoek af. Met één bruikbaar lidmaatschap gaat check-in meteen verder. Ledenmodus kiest automatisch het bruikbare lidmaatschap dat het eerst vervalt. Eerder verkochte voorwaarden blijven bij elk lidmaatschap bewaard, ook als het plan later wordt aangepast.

In het ledenprofiel vind je het lidmaatschap, de aanwezigheidshistoriek, de QR-kaart en acties voor afdrukken en Wallet samen.

Lessen en boekingen#

Beheer via Lessen > Lesconfiguratie herbruikbare lesnamen met afbeelding, docenten met contactgegevens en optionele foto en ruimtes met één standaardruimte. Niet-beschikbare items blijven in bestaande gegevens maar zijn niet te kiezen voor nieuwe planning.

Verwijder of archiveer lesgegevens#

Open via Lesconfiguratie een lesnaam, docent of ruimte en kies de bijbehorende verwijderactie. Het item kan alleen definitief worden verwijderd als geen geplande of vroegere les het gebruikt. Kies anders de archiveeractie. Archiveren bewaart de details in bestaande lessen en laat toekomstige lessen intact, maar verwijdert het item uit de keuzes voor nieuwe lessen.

Kies Nieuwe les en daarna naam, docent, ruimte, start, duur, capaciteit en notities. Met Wekelijks herhalen maak je meerdere weken en kan je meer dan één dag en tijd toevoegen. Elke les heeft een eigen deelnemerslijst.

Verwijder een geplande les#

Open een les, kies Meer en daarna Les verwijderen. Een les kan alleen worden verwijderd als deze in de toekomst ligt en geen aanwezigheid is vastgelegd. Verwijderen haalt alleen die les en de bijbehorende boekingen weg. Andere datums in een terugkerende reeks blijven gepland. Gestarte, vroegere of bijgewoonde lessen kunnen niet worden verwijderd.

Gebruik Boekingen beheren om actieve leden te kiezen. De status kan Geboekt, Aanwezig, Afwezig of Geannuleerd zijn. Na de les zet Resterende als afwezig markeren open boekingen op afwezig. Een aan de les gekoppelde check-in markeert de boeking aanwezig of voegt aanwezigheid toe.

Lesplanning en deelnemerslijst van Members! op iPad — De lessenweergave toont planning, capaciteit, aanwezigheidsoverzicht en deelnemerslijst van de gekozen les.

Check-in#

Open Check-in.
Kies Algemene toegang of een les van vandaag of morgen.
Scan de gedrukte of Wallet-QR-code met de achtercamera of voer de ledencode in.
Kies het lidmaatschap voor dit bezoek als er meerdere bruikbaar zijn.
Controleer het resultaat voor je het volgende lid helpt.

Welkom bevestigt de check-in en trekt één bezoek af van het gebruikte pakket. Al ingecheckt voorkomt 90 seconden lang een duplicaat en tweede aftrek. Betaling vereist betekent dat er geen bruikbaar lidmaatschap is; personeel kan de flow voor een los bezoek aanbieden. Betaling openstaand betekent dat een opgeslagen lidmaatschap nog betaald moet worden: werk het bestaande record in Betalingen bij in plaats van een dubbele aankoop te maken. Lidmaatschap nu niet geldig wijst op een dag- of tijdsbeperking. Controleer bij Inactief lid of Lid niet gevonden het profiel en de actuele code.

Ledenmodus op iPad#

Ledenmodus biedt zelf-check-in via de voorcamera met beperkte informatie. De modus bestaat niet op iPhone. Stel eerst apparaatcode, Touch ID of Face ID in. Kies in Check-in eerst de les en daarna Ledenmodus. Alleen het laatste resultaat verschijnt kort.

Ledenmodus toont geen lidmaatschapskeuze voor personeel en geen betalingsregister. Het bruikbare lidmaatschap dat het eerst vervalt wordt automatisch gebruikt. Onbetaalde of geannuleerde lidmaatschappen geven geen toegang; personeel moet openstaande bedragen op de eigenaarsschermen afhandelen.

Kantel bij automatische overdracht de iPad naar het lid om de modus te openen. Kantel terug en authenticeer om naar eigenaarsschermen te gaan. Ook Eigenaar vereist authenticatie. Apple Begeleide toegang kan een extra kioskslot toevoegen.

QR-kaarten, Wallet en afdrukken#

In het profiel kan je de QR-kaart delen, op Epson of Star afdrukken of Apple-systeemafdruk gebruiken. Apple Wallet toont een voorbeeld en kan een pas aanvragen wanneer de beveiligde server beschikbaar is.

Onbetaalde en geannuleerde lidmaatschappen worden niet als actieve Wallet-lidmaatschappen gesynchroniseerd. De lokale Wallet-preview kan hun betalingsstatus wel tonen. Een QR-kaart identificeert het lid, maar omzeilt geen beperkingen voor betaling, datums, sessies of toegang.

Gebruik QR-code vervangen alleen bij verlies, kopie of wanneer je de kaart niet meer vertrouwt. De vorige toegang wordt onmiddellijk ongeldig. Stuur of druk daarna de vervanging en vernieuw zo nodig de Wallet-pas.

Voor Epson of Star: zet de printer aan en verbind hem, zoek via Instellingen > Afdrukken, kies 58 of 80 mm en de snijoptie en druk een testticket af. Epson aanvaardt ook IP-adres of hostnaam; Star de identificatie van het informatieblad. Compatibele verbindingen kunnen Ethernet, wifi, Bluetooth, BLE en USB omvatten. Sommige klassieke Bluetooth- en USB-modellen vereisen MFi-goedkeuring.

Betalingen#

Members! biedt een eenvoudig betalingsregister, geen boekhoudpakket. Het houdt bij wat betaald is, wanneer, met welke methode en wat nog openstaat. Het maakt geen boekhoudkundige facturen, berekent geen belastingen, stemt geen bankafschriften af en voert geen terugbetalingen uit.

Kies de betaalmethode#

Lidmaatschapsverkopen gebruiken de prijs en valuta die in het gekozen plan zijn opgeslagen:

Contant: registreer geld dat je al ontvangen hebt.
Bankoverschrijving: registreer een overschrijving nadat je de ontvangst hebt bevestigd.
Andere betaalterminal: registreer een betaling die al op een andere terminal is verwerkt.
Overig: registreer een andere ontvangen betaling met de verplichte herkenbare notitie.
Gratis: activeer het lidmaatschap zonder geld te ontvangen.
SumUp: reken af via de officiële integratie en gekoppelde terminal.

Bij handmatige methoden registreert Members! alleen: het verplaatst geen geld en controleert geen overschrijving of terminaltransactie. Vul bij Betaald op de werkelijke datum en tijd in en voeg zo nodig een referentie of bonnummer toe. Voer geen kaartgegevens in.

Controleer en werk openstaande bedragen bij#

Open Beheer > Betalingen op iPad of Rapporten > Betalingen op iPhone. Zoek op lid, code, lidmaatschap of referentie en filter op periode, status en methode.

Ontvangen toont betalingen in de gekozen periode, per valuta apart en op basis van de betaaldatum, niet de datum waarop het record is gemaakt.
Openstaand toont alle huidige onbetaalde lidmaatschapsbedragen, ook als die vóór de gekozen periode zijn geregistreerd.
Controleren omvat mislukte of onafgewerkte SumUp-betalingen en achterstallige bedragen. Een betaling wordt pas Achterstallig nadat de lokale kalenderdag bij Vervaldatum is afgelopen.

Open een onbetaald lidmaatschap via zijn betaling, kies Als betaald markeren, selecteer de werkelijke methode en Betaald op en bevestig Als betaald markeren en activeren. Een bestaand openstaand bedrag afhandelen registreert een handmatige betaalmethode; het start geen SumUp-afschrijving. Gratis sluit het openstaande bedrag zonder geld aan Ontvangen toe te voegen.

Ligt de oorspronkelijke start vóór de betaaldatum, dan verschuift de start naar die datum. De opgeslagen duur tussen start en vervaldatum blijft behouden; een plan met kalendermaanden wordt niet opnieuw vanaf nul berekend. Ligt de start nog na de betaaldatum, dan blijven de oorspronkelijke toekomstige datums ongewijzigd.

Kies Onbetaald lidmaatschap annuleren en bevestig om de aankoop te laten vervallen. Het bedrag staat niet langer open en het lidmaatschap blijft onbruikbaar. Betaling en lidmaatschap blijven in de historiek: dit is geen verwijdering of terugbetaling en je kan de annulering vanuit dit scherm niet ongedaan maken.

Herstel een onafgewerkte SumUp-betaling#

Start nooit een tweede afschrijving alleen omdat opslaan of activeren werd onderbroken.

Open het bestaande SumUp-record in Betalingen.
Kies Activering voltooien als de opgeslagen bevestiging beschikbaar is. Members! gebruikt de vastgelegde transactie en het acceptatietijdstip om af te werken zonder opnieuw af te rekenen.
Ontbreekt de bevestiging, controleer dan eerst precies deze betaling in SumUp met de Members-referentie en je SumUp-gegevens.
Is er betaald, kies dan Ik heb bevestigd dat er in SumUp is betaald, vul de werkelijke SumUp-transactiecode en de geverifieerde datum en tijd bij Betaald op in en bevestig de activering.
Alleen wanneer je hebt gecontroleerd dat er niets is afgeschreven, kies je Ik heb bevestigd dat er geen betaling is uitgevoerd en bevestig je de mislukte betaling en annulering van het lidmaatschap. Laat het record bij twijfel ter controle staan.

Voltooide SumUp-transacties zijn alleen-lezen in Members!. De afstemming legt de gecontroleerde uitkomst vast; ze vraagt geen terugbetaling aan en doet geen nieuwe afschrijving. Waarschuwt Members! dat het lid of plan veranderde terwijl de terminal openstond, dan blijft de geaccepteerde betaling bewaard. Personeel moet lid en plan controleren voordat het toegang verleent.

SumUp en losse bezoeken#

Koppel de verkoper via Instellingen > SumUp-betalingen. De flow voor losse bezoeken vereist nog steeds SumUp en rekent in EUR af; na een geslaagde betaling kan een pas voor één bezoek worden gemaakt. Kies daarna Doorgaan naar inchecken. De bovenstaande handmatige methoden gelden voor lidmaatschapsverkopen en openstaande lidmaatschapsbedragen, niet voor dit scherm.

Simulatorbetalingen zijn duidelijk als test gemarkeerd en verplaatsen geen geld. Tap to Pay op iPhone is gepland maar nog niet beschikbaar; het is ook niet beschikbaar op iPad.

Bewaar nooit kaartnummers, verkopersgegevens, affiliate-sleutels of authenticatiecodes in ledennotities.

Rapporten en privacy#

Kies in Rapporten de periode voor aanwezigheid en dagtrends, Ontvangen betalingen, huidige Openstaand-bedragen, Betalingen per methode, nieuwe leden, het afwezigheidspercentage van afgehandelde boekingen en prestaties van lessen, docenten en ruimtes. Lidmaatschappen worden onderscheiden als actief, onbetaald, bijna verlopen, toekomstig, verlopen, opgebruikt en geannuleerd.

Totalen blijven per valuta gescheiden. Ontvangen gebruikt de betaaldatum; oude betaalde records zonder aparte betaaldatum gebruiken hun registratiedatum. Openstaande bedragen blijven zichtbaar ongeacht de periode. Mislukte, onafgewerkte SumUp-, geannuleerde en terugbetaalde betalingen tellen niet mee als ontvangen geld; gratis lidmaatschappen dragen nul bij.

Via CSV exporteren > Betalingen deel je betalings-ID's, namen van leden en lidmaatschappen, status, methode, bedrag, valuta, registratie-/betaal-/vervaldatums, referentie en notitie. De export bevat activiteit in de periode plus elk huidig openstaand lidmaatschapsbedrag, ook als het ouder is. Houd valuta en statussen apart: alle bedragen optellen zou ontvangen geld mengen met onbetaalde of mislukte records.

Exports van aanwezigheid en prestaties van lessen, docenten en ruimtes blijven beschikbaar. CSV-bestanden kunnen privégegevens van klanten, betalingsreferenties en notities bevatten. Deel ze alleen met bevoegde ontvangers en bewaar ze veilig.

Members!-rapporten voor aanwezigheid en lidmaatschappen op iPad — Rapporten bundelen aanwezigheid, omzet, lidmaatschapsstatus en lesprestaties voor de gekozen periode.

Leden-, les-, aanwezigheids- en betalingsreferentiegegevens worden lokaal bewaard. SumUp verwerkt kaartgegevens. Het huidige product biedt nog geen volledige productieback-updienst of volledige conflictafhandeling tussen apparaten. Beveilig het apparaat, beperk personeelstoegang en definieer back-up en herstel voordat je echte gegevens gebruikt.

Problemen oplossen#

Camera uit: geef Members! cameratoegang in de instellingen van iOS of iPadOS.
Check-in geweigerd: controleer actieve status, actuele QR, datums, sessies en toegangstijden. Werk een onbetaald lidmaatschap bij via het bestaande record in Betalingen; een geannuleerd lidmaatschap is onbruikbaar. Probeer de handmatige code. Is er geen bruikbaar lidmaatschap of bestaand bedrag om af te handelen, verkoop dan een plan of gebruik de toegestane SumUp-flow voor een los bezoek.
Verkeerd lidmaatschap: personeel kiest vóór bevestiging tussen bruikbare lidmaatschappen; alleen de sessies van het gekozen lidmaatschap worden beïnvloed. Ledenmodus gebruikt automatisch het bruikbare lidmaatschap dat het eerst vervalt. Controleer per lidmaatschap de toegangsregels, datums en resterende sessies.
Printer niet gevonden: controleer stroom, netwerk of koppeling en de juiste driver. Zoek opnieuw en druk een test af.
Betaling start niet: controleer voor SumUp de configuratie, account, terminal, netwerk en verkopersstatus. Zonder SumUp kan je een ontvangen betaling handmatig registreren onder Nu betaald, of Later betalen kiezen als je niets ontvangen hebt. Maak na een onzekere afschrijving geen nieuwe aankoop: controleer eerst het bestaande record in Betalingen en volg de herstelstappen.
Ledenmodus geblokkeerd: stel code en biometrie in, controleer de voorcamera en gebruik Eigenaar.
Wallet of synchronisatie uit: de server is mogelijk niet ingesteld of bereikbaar. Lokaal werk kan doorgaan, maar beloof geen online update.

Ondersteuning#

Mail voor hulp met Members! naar support@waiterone.net. Vermeld de appversie, het apparaatmodel, de iOS- of iPadOS-versie en beschrijf wat er gebeurde. Mail nooit kaartgegevens, wachtwoorden, authenticatiecodes of onnodige ledengegevens.