Manuale cliente di Members!#

Valido per: Members! 2.0 (non pubblicata)
Destinatari: titolari, amministratori e personale di reception
Stato del manuale: fonte aggiornata; nuova anteprima pubblica non ancora pubblicata

Members! è un'app per iPhone e iPad che gestisce soci, abbonamenti, corsi, prenotazioni, presenze, pagamenti supportati e tessere QR.

Members! è attualmente un prodotto pre-release. Verifica dispositivi, stampanti, pagamenti, server, backup e migrazione prima di utilizzare dati reali dei clienti.

Prima di iniziare#

Servono un iPhone con iOS 26 o un iPad con iPadOS 26, l'accesso alla fotocamera per QR e foto e, per la Modalità membro, un codice dispositivo, Touch ID o Face ID. Un account SumUp configurato e un terminale compatibile servono solo per addebitare tramite il flusso SumUp integrato. Per stampare le tessere puoi usare una stampante per ricevute Epson o Star compatibile o la stampa di sistema Apple.

I dati operativi vengono archiviati localmente. L'app locale resta utilizzabile se Internet si interrompe. Accesso online, sincronizzazione e veri pass Apple Wallet richiedono il server sicuro Members!, non ancora distribuito come servizio di produzione.

Puoi salvare un abbonamento senza SumUp registrando manualmente un pagamento già ricevuto oppure lasciando il pagamento da saldare. La registrazione manuale non trasferisce denaro.

Prima configurazione#

1. Apri Oggi, quindi Impostazioni.
2. In Studio, inserisci il nome e scegli EUR, GBP o USD.
3. Scegli se lo scanner posteriore del titolare deve restare attivo mentre usi altre aree.
4. Crea i piani di abbonamento venduti dallo studio.
5. Apri Corsi > Configurazione corsi e aggiungi nomi dei corsi, insegnanti e sale.
6. Collega l'account esercente in Impostazioni > Pagamenti SumUp se userai il flusso SumUp integrato.
7. Configura una stampante Epson o Star in Impostazioni > Stampa e stampa un ticket di prova.
8. Configura il server sicuro solo quando sono disponibili indirizzo di produzione e primo codice titolare.

Navigazione#

• Oggi mostra check-in, corsi, rinnovi, pagamenti incassati e arrivi recenti.
• Check-in acquisisce o inserisce codici e può associare la presenza a un corso.
• Soci contiene profili, abbonamenti, presenze, tessere QR e Wallet.
• Corsi gestisce calendario, prenotazioni, presenze, insegnanti, sale e ricorrenze.
• Report mostra presenze, pagamenti incassati, importi da incassare, stato degli abbonamenti e prestazioni.
• Su iPad, apri Gestisci > Pagamenti nella barra laterale per il registro dei pagamenti. La barra dà accesso anche a piani, nomi dei corsi, insegnanti e sale.
• Su iPhone, apri Report e seleziona Pagamenti per lo stesso registro.

Le schermate usano dati dimostrativi fittizi e possono mostrare versioni precedenti dell'anteprima. Per abbonamenti e pagamenti, segui le istruzioni aggiornate qui sotto.

Piani di abbonamento#

Apri Soci > Piani di abbonamento e seleziona Nuovo piano. Inserisci il nome e, se utile, il pubblico. Scegli Illimitato o Pacchetto sessioni, prezzo, valuta, validità e visite. Abilita almeno giorni feriali o fine settimana e imposta gli orari di accesso se necessari. Gli orari possono superare la mezzanotte.

Modificare un piano non cambia gli abbonamenti già venduti. Disattiva Disponibile per la vendita per fermare nuove vendite conservando quelle esistenti.

Eliminare o archiviare un piano#

Apri un piano e seleziona Elimina piano di abbonamento. Members! lo elimina definitivamente solo se non esiste alcun abbonamento associato e nessun pagamento con carta è ancora in corso. Negli altri casi, seleziona Archivia piano di abbonamento. L'archiviazione interrompe le nuove vendite e conserva gli abbonamenti esistenti e lo storico dei pagamenti.

Soci e abbonamenti#

In Soci, seleziona Aggiungi socio. Inserisci nome, cognome e un codice socio univoco. Recapiti, note e foto sono facoltativi. Disattivare Socio attivo impedisce il check-in senza cancellare lo storico.

Eliminare o archiviare un socio#

Apri il profilo di un socio, seleziona Altro e poi Elimina socio. Un socio può essere eliminato definitivamente solo se non ha abbonamenti, prenotazioni, presenze o pagamenti. Negli altri casi, seleziona Archivia socio. L'archiviazione conserva i dati, rende inattivo il profilo e impedisce il check-in e le nuove vendite di abbonamenti.

Vendere o assegnare un abbonamento#

Apri il profilo e seleziona Aggiungi abbonamento. Scegli il piano e verifica condizioni e data di inizio. Per il rinnovo illimitato dello stesso piano viene proposta la partenza alla scadenza di quello attuale, senza perdere tempo già pagato.

Scegli Pagato ora o Paga più tardi. Con Pagato ora, usa SumUp per addebitare sul terminale collegato oppure registra un pagamento già ricevuto con un altro metodo. I metodi manuali funzionano senza SumUp: indica Pagato il, un riferimento facoltativo e le note. Altro richiede una nota. L'abbonamento si attiva alla registrazione; Omaggio lo attiva senza aggiungere denaro a Incassato. Con SumUp si attiva solo dopo la conferma del pagamento. Members! conserva stato e riferimenti, non dati della carta.

Con Paga più tardi, imposta Scadenza e seleziona Salva come non pagato. Abbonamento e importo da incassare vengono salvati insieme. Finché resta Pagamento dovuto, l'abbonamento non consente il check-in e non dà accesso utilizzabile tramite Wallet. Gli altri abbonamenti utilizzabili del socio restano disponibili.

Un normale importo da saldare non impedisce di aggiungere un altro abbonamento. Un pagamento SumUp non risolto deve invece essere verificato prima di un nuovo acquisto per quel socio. Se richiede una verifica, non addebitare di nuovo: apri il record in Pagamenti e segui le istruzioni di recupero qui sotto.

Un socio può avere più abbonamenti: usa Aggiungi abbonamento per ciascun piano aggiuntivo. Al check-in del personale, se più abbonamenti sono utilizzabili in quel momento, scegli quello da usare. Viene usato solo quello scelto e, se è un pacchetto, viene scalata una visita. Con un solo abbonamento utilizzabile, il check-in procede direttamente. La Modalità membro continua a usare automaticamente quello utilizzabile che scade prima. Le condizioni già vendute restano associate a ciascun abbonamento anche se il piano viene modificato.

Corsi e prenotazioni#

In Corsi > Configurazione corsi gestisci nomi riutilizzabili con immagine, insegnanti con recapiti e foto facoltativa e sale con una sala predefinita. Gli elementi non disponibili restano nei dati esistenti ma non sono selezionabili per nuove programmazioni.

Eliminare o archiviare gli elementi di configurazione#

In Configurazione corsi, apri un nome di corso, un insegnante o una sala e seleziona la relativa azione di eliminazione. L'elemento può essere eliminato definitivamente solo se non è usato da alcun corso programmato o passato. Negli altri casi, seleziona la relativa azione di archiviazione. L'archiviazione conserva i dettagli dei corsi esistenti e lascia intatti quelli futuri, ma rimuove l'elemento dalle scelte per nuovi corsi.

Seleziona Nuovo corso, quindi nome, insegnante, sala, inizio, durata, capacità e note. Con Ripeti settimanalmente puoi creare più settimane con diversi giorni e orari. Ogni occorrenza ha un elenco proprio.

Eliminare un corso programmato#

Apri un corso, seleziona Altro e poi Elimina corso. Può essere eliminato solo se è nel futuro e non ha presenze registrate. L'eliminazione rimuove solo quel corso e le sue prenotazioni. Le altre date di una serie ricorrente restano programmate. I corsi iniziati, passati o con presenze non possono essere eliminati.

Usa Gestisci prenotazioni per scegliere i soci attivi. Lo stato può essere Prenotato, Presente, Assente o Annullato. Dopo il corso, Segna i rimanenti come assenti modifica le prenotazioni ancora aperte. Un check-in associato al corso segna la prenotazione come presente o aggiunge una presenza.

Check-in#

1. Apri Check-in.
2. Scegli Ingresso generale o un corso di oggi o domani.
3. Scansiona il QR stampato o Wallet con la fotocamera posteriore, oppure inserisci il codice socio.
4. Se più abbonamenti sono utilizzabili, scegli quello per questa visita.
5. Controlla il risultato prima della persona successiva.

Benvenuto conferma il check-in e scala una visita dal pacchetto usato. Già registrato evita per 90 secondi un duplicato e una seconda detrazione. Pagamento richiesto indica che non esiste un abbonamento utilizzabile; il personale può proporre il pagamento per un ingresso singolo. Pagamento dovuto indica un abbonamento salvato da saldare: apri il record esistente in Pagamenti, senza creare un acquisto duplicato. Abbonamento non valido ora segnala limiti di giorno o orario. Per Socio inattivo o Socio non trovato, verifica profilo e codice attuale.

Modalità membro su iPad#

La Modalità membro offre un self check-in con fotocamera anteriore e informazioni limitate. Non è disponibile su iPhone. Configura prima codice dispositivo, Touch ID o Face ID. In Check-in, scegli il corso e poi Modalità membro. Viene mostrato brevemente solo l'ultimo risultato.

Questa modalità non mostra la scelta dell'abbonamento riservata al personale né il registro dei pagamenti. Usa automaticamente l'abbonamento utilizzabile che scade prima. Gli abbonamenti da pagare o annullati non consentono l'ingresso; il personale deve saldare eventuali importi dalle schermate del titolare.

Con il passaggio automatico, inclina l'iPad verso il socio per entrare e riportalo indietro autenticandoti per tornare alle schermate del titolare. Anche Titolare richiede autenticazione. Accesso Guidato di Apple può aggiungere un blocco chiosco.

Tessere QR, Wallet e stampa#

Dal profilo puoi condividere la tessera QR, stamparla su Epson o Star o usare la stampa Apple. Apple Wallet mostra un'anteprima e può richiedere un pass quando il server sicuro è disponibile.

Gli abbonamenti da pagare o annullati non vengono sincronizzati come abbonamenti Wallet attivi. L'anteprima Wallet locale può comunque mostrarne lo stato di pagamento. Il QR identifica il socio, ma non supera i vincoli di pagamento, date, sessioni o accesso.

Usa Sostituisci codice QR solo se la tessera è persa, copiata o non più affidabile. La credenziale precedente viene invalidata immediatamente. Invia o stampa quella nuova e aggiorna il pass Wallet quando necessario.

Per Epson o Star: accendi e collega la stampante, cercala in Impostazioni > Stampa, scegli carta da 58 o 80 mm e il taglio e stampa un ticket di prova. Epson accetta anche indirizzo IP o host; Star l'identificatore del foglio informazioni. Le connessioni compatibili possono includere Ethernet, Wi-Fi, Bluetooth, BLE e USB. Alcuni modelli Bluetooth classico e USB richiedono approvazione MFi.

Pagamenti#

Members! offre un semplice registro dei pagamenti, non un software di contabilità. Tiene traccia di quanto è stato pagato, quando, con quale metodo e di quanto resta da saldare. Non emette fatture contabili, non calcola imposte, non riconcilia estratti conto e non esegue rimborsi.

Scegliere il metodo#

Le vendite di abbonamenti usano prezzo e valuta salvati nel piano selezionato:

• Contanti: registra contanti già ricevuti.
• Bonifico bancario: registra il bonifico solo dopo averne confermato l'arrivo.
• Altro terminale carte: registra un pagamento già ricevuto su un altro terminale.
• Altro: registra un altro pagamento ricevuto e aggiungi la nota identificativa obbligatoria.
• Omaggio: attiva l'abbonamento senza incassare denaro.
• SumUp: addebita tramite l'integrazione ufficiale e il terminale collegato.

Per i metodi manuali, Members! registra soltanto: non trasferisce denaro e non verifica bonifici o transazioni del terminale. Indica data e ora effettive in Pagato il e, se utile, un riferimento o numero di ricevuta. Non inserire dati della carta.

Verificare e saldare gli importi#

Apri Gestisci > Pagamenti su iPad oppure Report > Pagamenti su iPhone. Cerca per socio, codice, abbonamento o riferimento e usa i filtri per periodo, stato e metodo.

• Incassato mostra il denaro ricevuto nel periodo, separato per valuta e in base alla data di pagamento, non a quella di creazione del record.
• Da incassare mostra tutti gli importi ancora da saldare per gli abbonamenti, anche se registrati prima del periodo scelto.
• Da verificare include pagamenti SumUp falliti o incompleti e importi scaduti. Un pagamento diventa Scaduto solo dopo la fine del giorno locale indicato in Scadenza.

Per saldare, apri il pagamento, seleziona Segna come pagato, scegli il metodo effettivo e Pagato il, quindi conferma Segna come pagato e attiva. Saldare un importo esistente registra un metodo manuale: non avvia un addebito SumUp. Omaggio chiude l'importo da saldare senza aggiungere denaro a Incassato.

Se l'inizio originale precede la data del pagamento, il saldo sposta l'inizio a quella data e conserva la durata già salvata fra inizio e scadenza. Non ricalcola da zero un piano a mesi di calendario. Se l'inizio è ancora successivo al pagamento, le date future originali non cambiano.

Per rinunciare all'acquisto, seleziona Annulla abbonamento non pagato e conferma. L'importo da saldare viene chiuso e l'abbonamento resta inutilizzabile. Entrambi i record restano nello storico: non è un'eliminazione né un rimborso e l'annullamento non può essere revocato da questa schermata.

Recuperare un pagamento SumUp incompleto#

Non avviare un nuovo addebito solo perché il salvataggio o l'attivazione sono stati interrotti.

1. Apri il record SumUp esistente in Pagamenti.
2. Se è disponibile la conferma salvata, seleziona Completa attivazione. Members! usa transazione e ora di accettazione registrate senza addebitare di nuovo.
3. Se manca la conferma, verifica prima quel pagamento preciso in SumUp usando Riferimento Members e i dati di SumUp.
4. Se è stato pagato, seleziona Ho confermato il pagamento in SumUp, inserisci il Codice transazione SumUp effettivo e data e ora verificate in Pagato il, quindi conferma l'attivazione.
5. Solo dopo aver verificato che non è stato addebitato nulla, seleziona Ho confermato che non è stato effettuato alcun pagamento e conferma il pagamento non riuscito e l'annullamento dell'abbonamento. In caso di dubbio, lascia il record da verificare.

Le transazioni SumUp completate sono di sola lettura in Members!. La riconciliazione registra l'esito verificato: non richiede rimborsi e non effettua nuovi addebiti. Se Members! avvisa che il socio o il piano è cambiato mentre il terminale era aperto, il pagamento accettato viene conservato. Il personale deve verificare socio e piano prima di consentire l'accesso.

SumUp e ingressi singoli#

Collega l'esercente in Impostazioni > Pagamenti SumUp. Il flusso per gli ingressi singoli richiede ancora SumUp e addebita in EUR; dopo un pagamento riuscito può creare un pass da una visita. Seleziona quindi Continua al check-in. I metodi manuali descritti sopra riguardano acquisti e importi da saldare degli abbonamenti, non questa schermata.

I pagamenti del simulatore sono chiaramente marcati come test e non trasferiscono denaro. Tap to Pay su iPhone è previsto ma non ancora disponibile; non è disponibile neppure su iPad.

Non salvare mai numeri di carta, credenziali esercente, chiavi affiliate o codici di autenticazione nelle note del socio.

Report e privacy#

In Report, scegli il periodo per vedere presenze e andamento giornaliero, Incassato, importi correnti Da incassare, Pagamenti per metodo, nuovi soci, tasso di assenze delle prenotazioni concluse e prestazioni di corsi, insegnanti e sale. Lo stato degli abbonamenti distingue attivi, da pagare, in scadenza, futuri, scaduti, esauriti e annullati.

I totali restano separati per valuta. Incassato usa la data del pagamento; per vecchi pagamenti senza data distinta usa quella di registrazione. Gli importi da saldare restano visibili indipendentemente dal periodo. Pagamenti falliti, SumUp incompleti, annullati e rimborsati non contano come denaro incassato; gli omaggi contribuiscono zero.

Esporta CSV > Pagamenti condivide identificativi di pagamento, nomi di soci e abbonamenti, stato, metodo, importo, valuta, date di registrazione/pagamento/scadenza, riferimento e nota. Include le attività del periodo e tutti gli importi degli abbonamenti ancora da saldare, anche precedenti. Mantieni separati valute e stati: sommare ogni importo mescolerebbe incassi, somme non pagate e operazioni non riuscite.

Restano disponibili le esportazioni delle presenze e delle prestazioni di corsi, insegnanti e sale. I CSV possono contenere dati privati dei clienti, riferimenti di pagamento e note: condividili solo con destinatari autorizzati e conservali in modo sicuro.

Dati di soci, corsi, presenze e riferimenti di pagamento vengono salvati localmente. SumUp gestisce i dati della carta. Il prodotto non offre ancora un servizio di backup di produzione completo né la gestione completa dei conflitti tra dispositivi. Proteggi il dispositivo, limita l'accesso del personale e definisci backup e ripristino prima dei dati reali.

Risoluzione dei problemi#

• Fotocamera disattivata: consenti a Members! l'accesso in Impostazioni di iOS o iPadOS.
• Check-in rifiutato: verifica stato attivo, QR attuale, date, sessioni e orari. Salda un abbonamento da pagare dal record esistente in Pagamenti; uno annullato non è utilizzabile. Prova il codice manuale. Se non ci sono abbonamenti utilizzabili né importi da saldare, vendi un piano o usa il flusso SumUp autorizzato per un ingresso singolo.
• Abbonamento sbagliato: il personale sceglie fra gli abbonamenti utilizzabili prima di confermare; vengono coinvolte solo le sessioni di quello scelto. La Modalità membro usa automaticamente quello utilizzabile che scade prima. Controlla regole di accesso, date e sessioni di ciascuno nel profilo.
• Stampante non trovata: controlla alimentazione, rete o abbinamento e il driver corretto. Cerca di nuovo e stampa un test.
• Pagamento non parte: per SumUp verifica configurazione, account, terminale, rete e stato esercente. Senza SumUp puoi registrare un pagamento ricevuto con un metodo manuale in Pagato ora, oppure scegliere Paga più tardi se non hai ricevuto nulla. Dopo un addebito incerto, verifica prima il record esistente in Pagamenti e segui il recupero; non creare un nuovo acquisto.
• Modalità membro bloccata: configura codice e biometria, verifica la fotocamera anteriore e usa Titolare.
• Wallet o sincronizzazione assenti: il server può non essere configurato o raggiungibile. Il lavoro locale continua, ma non promettere l'aggiornamento online.

Assistenza#

Per assistenza su Members!, scrivi a support@waiterone.net. Indica versione dell'app, modello del dispositivo, versione di iOS o iPadOS e descrivi il problema. Non inviare mai dati della carta, password, codici di autenticazione o dati dei soci non necessari.