Manuel client Members!#

Version concernée : Members! 2.0 (non publiée)
Public : propriétaires, administrateurs et personnel d'accueil
Statut du manuel : source mise à jour ; nouvel aperçu en attente de publication

Members! est une app pour iPhone et iPad destinée à gérer les membres, abonnements, cours, réservations, présences, paiements compatibles et cartes QR.

Members! est actuellement un produit en préversion. Validez les appareils, imprimantes, paiements, serveur, sauvegardes et migrations avant d'utiliser de vraies données clients.

Avant de commencer#

Il faut un iPhone sous iOS 26 ou un iPad sous iPadOS 26, l'accès à la caméra pour les QR codes et les photos, et un code d'appareil, Touch ID ou Face ID pour le Mode membre. Un compte SumUp configuré et un terminal compatible ne sont nécessaires que pour encaisser via l'intégration SumUp. Les cartes peuvent être imprimées avec une imprimante tickets Epson ou Star compatible, ou avec l'impression système Apple.

SumUp n'est pas nécessaire pour enregistrer un abonnement avec un paiement saisi manuellement ou encore dû. La saisie manuelle ne déplace aucun argent.

Les données opérationnelles sont stockées localement. L'app locale reste utilisable en cas de coupure Internet. La connexion en ligne, la synchronisation et les vrais passes Apple Wallet exigent le serveur sécurisé Members!, qui n'est pas encore déployé comme service de production.

Première configuration#

1. Ouvrez Aujourd'hui, puis Réglages.
2. Dans Studio, saisissez le nom et choisissez EUR, GBP ou USD.
3. Choisissez si le scanner arrière du propriétaire doit rester actif pendant l'utilisation des autres écrans.
4. Créez les formules d'abonnement vendues par le studio.
5. Ouvrez Cours > Configuration des cours et ajoutez les noms de cours, professeurs et salles.
6. Connectez le compte commerçant dans Réglages > Paiements SumUp si vous souhaitez encaisser via l'intégration SumUp.
7. Configurez une imprimante Epson ou Star dans Réglages > Impression, puis imprimez un ticket test.
8. Configurez le serveur sécurisé seulement lorsque l'adresse de production et le premier code propriétaire sont disponibles.

Navigation#

• Aujourd'hui affiche les arrivées, cours, renouvellements, paiements encaissés et dernières activités du jour.
• Arrivée scanne ou saisit les codes et peut rattacher une présence à un cours.
• Membres contient les profils, abonnements, présences, cartes QR et Wallet.
• Cours gère le planning, les réservations, les présences, les professeurs, les salles et les séries.
• Rapports présente les présences, paiements encaissés, soldes à recevoir, états des abonnements et performances.
• Sur iPad, ouvrez Gérer > Paiements dans la barre latérale pour consulter le suivi des paiements. Elle donne aussi accès aux formules, noms de cours, professeurs et salles.
• Sur iPhone, ouvrez Rapports > Paiements pour consulter le même suivi.

Les captures utilisent des données fictives et peuvent montrer une ancienne présentation de l'aperçu. Pour les abonnements et paiements, suivez les instructions actuelles ci-dessous.

Formules d'abonnement#

Ouvrez Membres > Formules d'abonnement et choisissez Nouvelle formule. Saisissez le nom et éventuellement le public. Choisissez Illimité ou Carnet de séances, le prix, la devise, la durée et le nombre de visites. Activez au moins les jours de semaine ou le week-end et définissez, si nécessaire, les heures d'accès. Elles peuvent franchir minuit.

La modification d'une formule ne change pas les abonnements déjà vendus. Désactivez Disponible à la vente pour arrêter les nouvelles ventes tout en conservant l'historique.

Supprimer ou archiver une formule#

Ouvrez une formule et choisissez Supprimer la formule. Members! ne la supprime définitivement que si aucun abonnement ne s'y rapporte et si aucun paiement par carte n'est en cours. Dans les autres cas, choisissez Archiver la formule. L'archivage arrête les nouvelles ventes tout en conservant les abonnements existants et l'historique des paiements.

Membres et abonnements#

Dans Membres, choisissez Ajouter un membre. Saisissez le prénom, le nom et un code membre unique. Les coordonnées, notes et photo sont facultatives. Désactiver Membre actif bloque l'arrivée sans supprimer l'historique.

Supprimer ou archiver un membre#

Ouvrez le profil d'un membre, choisissez Plus, puis Supprimer le membre. Il ne peut être supprimé définitivement que s'il n'a aucun abonnement, aucune réservation, aucune présence ni aucun paiement. Dans les autres cas, choisissez Archiver le membre. L'archivage conserve les données, rend le profil inactif et empêche l'arrivée ainsi que toute nouvelle vente d'abonnement.

Vendre ou attribuer un abonnement#

1. Ouvrez le profil et choisissez Ajouter un abonnement, y compris pour renouveler une formule existante.
2. Sélectionnez la formule et vérifiez les conditions et la date de début. Pour le renouvellement illimité d'une même formule, le début proposé correspond à la fin de l'abonnement actuel.
3. Choisissez Payé maintenant ou Payer plus tard.
4. Sous Payé maintenant, choisissez le moyen : SumUp encaisse via le terminal connecté ; les moyens manuels enregistrent les paiements déjà reçus. Sous Payer plus tard, indiquez l'Échéance, puis choisissez Enregistrer comme impayé.

Les moyens manuels ne nécessitent pas SumUp. Renseignez Payé le, une référence facultative et une note ; Autre exige une note. L'abonnement s'active à l'enregistrement du paiement. Offert l'active sans ajouter d'argent à Encaissé. Un achat SumUp ne s'active qu'après confirmation du paiement. Members! conserve le statut et les références, pas les données de carte.

Payer plus tard enregistre ensemble l'abonnement et le solde dû. Tant qu'il reste Paiement dû, il ne permet pas l'arrivée et ne donne pas d'accès utilisable via Wallet. Les autres abonnements utilisables restent disponibles.

Un solde impayé ordinaire n'empêche pas d'ajouter un autre abonnement. En revanche, un paiement SumUp non résolu doit être vérifié avant un nouvel achat pour ce membre.

Si un paiement SumUp doit être vérifié, n'encaissez pas une seconde fois. Ouvrez son enregistrement existant dans Paiements et suivez les étapes de récupération ci-dessous.

Un membre peut posséder plusieurs abonnements ; utilisez Ajouter un abonnement pour chaque formule supplémentaire. Lors d'une arrivée enregistrée par le personnel, choisissez l'abonnement si plusieurs sont utilisables à cet instant. Seul l'abonnement choisi est utilisé ; pour un carnet, une visite est déduite. Avec un seul abonnement utilisable, l'arrivée se poursuit directement. Le Mode membre continue de choisir automatiquement l'abonnement utilisable qui expire en premier. Les conditions vendues restent conservées même si la formule est ensuite modifiée.

Cours et réservations#

Dans Cours > Configuration des cours, gérez les noms réutilisables avec image, les professeurs avec coordonnées et photo facultative, et les salles avec une salle par défaut. Un élément indisponible reste dans les anciennes données mais ne peut plus être choisi pour une nouvelle programmation.

Supprimer ou archiver les éléments de cours#

Dans Configuration des cours, ouvrez un nom de cours, un professeur ou une salle et choisissez son action de suppression. L'élément ne peut être supprimé définitivement que si aucun cours programmé ou passé ne l'utilise. Dans les autres cas, choisissez son action d'archivage. L'archivage conserve les détails dans les cours existants et laisse les cours futurs intacts, mais retire l'élément des choix pour les nouveaux cours.

Choisissez Nouveau cours, puis le nom, le professeur, la salle, le début, la durée, la capacité et les notes. Répéter chaque semaine permet de créer plusieurs semaines avec plusieurs jours et horaires. Chaque occurrence a sa propre liste.

Supprimer un cours planifié#

Ouvrez un cours, choisissez Plus, puis Supprimer le cours. La suppression n'est possible que si le cours est futur et qu'aucune présence n'est enregistrée. Elle retire uniquement ce cours et ses réservations. Les autres dates d'une série récurrente restent planifiées. Les cours commencés, passés ou avec présence ne peuvent pas être supprimés.

Avec Gérer les réservations, sélectionnez les membres actifs. Chaque réservation peut être Réservé, Présent, Absent ou Annulé. Après le cours, Marquer les restants absents transforme les réservations encore ouvertes en absences. Une arrivée rattachée au cours marque la réservation comme présente ou ajoute une présence.

Arrivée#

1. Ouvrez Arrivée.
2. Choisissez Accès général ou un cours d'aujourd'hui ou de demain.
3. Scannez le QR imprimé ou Wallet avec la caméra arrière, ou saisissez le code membre imprimé.
4. Si plusieurs abonnements sont utilisables, choisissez celui de cette visite.
5. Vérifiez le résultat avant la personne suivante.

Bienvenue confirme l'arrivée et déduit une visite du carnet utilisé. Déjà enregistré évite pendant 90 secondes un doublon et une deuxième déduction. Paiement requis signifie qu'aucun abonnement utilisable n'existe. Abonnement non valable maintenant signale une restriction de jour ou d'heure. Pour Membre inactif ou Membre introuvable, vérifiez le profil et le code actuel.

Paiement dû indique qu'un abonnement enregistré attend son paiement. Réglez son enregistrement existant dans Paiements au lieu de créer un achat en double.

Mode membre sur iPad#

Le Mode membre permet un auto-enregistrement à la caméra avant avec un affichage limité. Il n'est pas disponible sur iPhone. Configurez d'abord un code, Touch ID ou Face ID. Dans Arrivée, choisissez le cours puis Mode membre. Seul le dernier résultat s'affiche brièvement.

Ce mode n'affiche ni le choix d'abonnement du personnel ni le suivi des paiements. Il utilise automatiquement l'abonnement utilisable qui expire en premier. Les abonnements impayés ou annulés ne donnent pas accès ; le personnel doit régler les soldes depuis les écrans propriétaire.

Avec le basculement automatique, inclinez l'iPad vers le membre pour ouvrir ce mode. Inclinez-le en retour et authentifiez-vous pour revenir aux écrans propriétaire. Le bouton Propriétaire exige aussi une authentification. L'Accès guidé Apple peut renforcer le mode kiosque.

Cartes QR, Wallet et impression#

Le profil permet de partager la carte QR, de l'imprimer sur Epson ou Star, ou d'utiliser l'impression Apple. Apple Wallet affiche un aperçu et peut demander un pass si le serveur sécurisé est disponible.

Les abonnements impayés ou annulés ne sont pas synchronisés comme abonnements Wallet actifs. L'aperçu local de Wallet peut encore afficher leur statut de paiement. La carte QR identifie le membre mais ne contourne pas les règles de paiement, dates, séances ou accès.

Utilisez Remplacer le QR code seulement si la carte est perdue, copiée ou n'est plus fiable. L'ancien identifiant devient immédiatement invalide. Envoyez ou imprimez la nouvelle carte et actualisez le pass Wallet si nécessaire.

Pour Epson ou Star : allumez et connectez l'imprimante, recherchez-la dans Réglages > Impression, choisissez 58 ou 80 mm et la coupe, puis imprimez un ticket test. Epson accepte aussi une adresse IP ou un nom d'hôte. Star accepte l'identifiant de sa fiche d'information. Les connexions compatibles peuvent inclure Ethernet, Wi-Fi, Bluetooth, BLE et USB. Certains modèles Bluetooth classique et USB nécessitent une approbation MFi.

Paiements#

Members! propose un suivi simple des paiements, pas un logiciel comptable. Il enregistre ce qui a été payé, quand, par quel moyen et ce qui reste dû. Il ne crée pas de factures comptables, ne calcule pas les taxes, ne rapproche pas les relevés bancaires et n'exécute pas de remboursements.

Choisir un moyen de paiement#

Les achats d'abonnement utilisent le prix et la devise enregistrés dans la formule :

• Espèces : enregistrez les espèces déjà reçues.
• Virement bancaire : enregistrez le virement après avoir confirmé sa réception.
• Autre terminal de carte : enregistrez un paiement déjà encaissé sur un autre terminal.
• Autre : enregistrez un autre paiement reçu, avec la note d'identification obligatoire.
• Offert : activez l'abonnement sans encaisser d'argent.
• SumUp : encaissez via l'intégration officielle et le terminal connecté.

Pour les moyens manuels, Members! ne déplace pas d'argent et ne vérifie ni le virement ni la transaction du terminal. Choisissez la date et l'heure réelles dans Payé le, et ajoutez une référence ou un numéro de reçu si utile, jamais de données de carte.

Vérifier et régler les soldes#

Ouvrez Gérer > Paiements sur iPad ou Rapports > Paiements sur iPhone. Recherchez par membre, code, abonnement ou référence, puis filtrez par période, statut et moyen.

• Encaissé indique les paiements reçus sur la période, séparés par devise et selon leur date de paiement, non leur date d'enregistrement.
• À recevoir indique tous les soldes actuels d'abonnements impayés, y compris ceux enregistrés avant la période choisie.
• À vérifier inclut les paiements SumUp échoués ou inachevés et les soldes en retard. Un paiement devient En retard seulement après la fin du jour local indiqué dans Échéance.

Pour régler un abonnement impayé, ouvrez le paiement, choisissez Marquer comme payé, le moyen réel et Payé le, puis confirmez Marquer comme payé et activer. Offert clôt le solde sans augmenter Encaissé.

Le règlement d'un solde impayé existant enregistre un moyen de paiement manuel ; il ne lance pas de débit SumUp.

Si le début initial précède la date de paiement, il est déplacé à cette date en conservant la durée enregistrée entre début et expiration. Un abonnement en mois calendaires n'est pas recalculé de zéro. Si le début est postérieur à la date de paiement, les dates futures initiales restent inchangées.

Pour abandonner un achat impayé, choisissez Annuler l’abonnement impayé et confirmez. Le solde est clos et l'abonnement reste inutilisable. Les deux enregistrements sont conservés dans l'historique ; il ne s'agit ni d'une suppression ni d'un remboursement et l'annulation n'est pas réversible depuis cet écran.

Récupérer un paiement SumUp inachevé#

Ne lancez pas un deuxième débit parce que l'enregistrement ou l'activation a été interrompu.

1. Ouvrez l'enregistrement SumUp existant dans Paiements.
2. Si l'acceptation enregistrée est disponible, choisissez Terminer l’activation. Members! utilise la transaction et l'heure d'acceptation pour terminer sans débiter à nouveau.
3. Sinon, vérifiez d'abord ce paiement précis dans SumUp à l'aide de la Référence Members et de vos données SumUp.
4. S'il est payé, choisissez J’ai confirmé le paiement dans SumUp, indiquez le vrai Code de transaction SumUp et la date et l'heure vérifiées dans Payé le, puis confirmez l'activation.
5. Seulement après avoir vérifié qu'aucun paiement n'a été encaissé, choisissez J’ai confirmé qu’aucun paiement n’a été effectué et confirmez le paiement échoué et l'annulation de l'abonnement. En cas de doute, laissez l'enregistrement à vérifier.

Les transactions SumUp terminées sont en lecture seule dans Members!. Ce rapprochement enregistre le résultat vérifié ; il ne demande pas de remboursement et ne lance aucun nouveau débit.

Si Members! signale que le membre ou la formule a changé pendant l'ouverture du terminal, le paiement accepté est conservé. Le personnel doit vérifier le membre et la formule avant d'autoriser l'accès.

Configuration SumUp et visites à l'unité#

Connectez le commerçant dans Réglages > Paiements SumUp. Le parcours de paiement d'une visite à l'unité exige toujours SumUp et encaisse en EUR. Après un paiement réussi, il peut créer un pass d'une visite ; choisissez ensuite Continuer vers l’enregistrement. Les moyens manuels ci-dessus concernent les achats et soldes d'abonnement, pas cet écran.

Les paiements du simulateur sont clairement marqués comme tests et ne déplacent pas d'argent. Tap to Pay sur iPhone est prévu mais pas encore disponible ; il n'est pas disponible non plus sur iPad.

Ne stockez jamais de numéros de carte, identifiants commerçant, clés d'affiliation ou codes d'authentification dans les notes d'un membre.

Rapports et confidentialité#

Dans Rapports, choisissez la période pour consulter les présences et leur évolution, Encaissé, les soldes actuels À recevoir, les nouveaux membres, le taux d'absence et les performances des cours, professeurs et salles. Les totaux restent séparés par devise. Paiements par moyen inclut les abonnements offerts sans argent encaissé. Les états couvrent les abonnements actifs, impayés, bientôt expirés, futurs, expirés, épuisés et annulés.

Encaissé utilise la date de paiement ; les anciens paiements sans date distincte utilisent leur date d'enregistrement. Les soldes dus restent visibles quelle que soit la période. Les paiements échoués, SumUp inachevés, annulés ou remboursés ne comptent pas comme argent encaissé ; les abonnements offerts contribuent zéro.

Exporter CSV > Paiements partage les identifiants de paiement, noms de membre et d'abonnement, statut, moyen, montant, devise, dates d'enregistrement/paiement/échéance, référence et note. Le fichier contient l'activité de la période et tous les soldes actuels d'abonnement dus, même plus anciens. Séparez devises et statuts : additionner tous les montants mélangerait argent encaissé et enregistrements impayés ou échoués.

Les exports de présence et de performance des cours, professeurs et salles restent disponibles. Les CSV peuvent contenir des données clients privées, références de paiement et notes. Partagez-les seulement avec des personnes autorisées et conservez-les de manière sécurisée.

Les données de membres, cours, présence et références de paiement sont stockées localement. SumUp traite les données de carte. Le produit actuel ne fournit pas encore de service de sauvegarde de production complet ni de résolution complète des conflits entre appareils. Protégez l'appareil, limitez l'accès du personnel et définissez sauvegarde et restauration avant les données réelles.

Dépannage#

• Caméra désactivée : autorisez Members! à utiliser la caméra dans les réglages iOS ou iPadOS.
• Arrivée refusée : vérifiez le statut actif, le QR actuel, les dates, séances et horaires. Réglez un abonnement impayé via son enregistrement existant dans Paiements ; un abonnement annulé reste inutilisable. Testez le code manuel. Sans abonnement utilisable ni solde à régler, vendez une formule ou utilisez le paiement SumUp autorisé pour une visite à l'unité.
• Mauvais abonnement : le personnel choisit parmi les abonnements utilisables ; seules les séances de celui choisi sont affectées. Le Mode membre utilise automatiquement l'abonnement utilisable qui expire en premier. Vérifiez dates, règles d'accès et séances dans le profil.
• Imprimante introuvable : vérifiez alimentation, réseau ou jumelage et le bon pilote. Recherchez à nouveau et imprimez un test.
• Paiement impossible : pour SumUp, vérifiez configuration, compte, terminal, réseau et statut commerçant. Sans SumUp, enregistrez manuellement sous Payé maintenant, ou choisissez Payer plus tard si rien n'a été reçu. Après un débit incertain, ne créez pas un autre achat : vérifiez l'enregistrement existant dans Paiements avec les étapes de récupération ci-dessus.
• Mode membre bloqué : configurez code et biométrie, vérifiez la caméra avant et utilisez Propriétaire.
• Wallet ou synchronisation indisponible : le serveur peut être absent ou inaccessible. Le travail local continue, mais ne promettez pas une mise à jour en ligne.

Assistance#

Pour obtenir de l'aide sur Members!, écrivez à support@waiterone.net. Indiquez la version de l'app, le modèle de l'appareil, la version d'iOS ou iPadOS et décrivez le problème. N'envoyez jamais de données de carte, mots de passe, codes d'authentification ni données de membres inutiles.