Members!Customer manual

Members! Kundenhandbuch#

Gültig für: Members! 2.0 (unveröffentlicht)
Zielgruppe: Studioinhaber, Administratoren und Empfangspersonal
Handbuchstatus: aktualisierte Quelldatei; Veröffentlichung der neuen Vorschau ausstehend

Members! ist eine iPhone- und iPad-App zur Verwaltung von Mitgliedern, Mitgliedschaften, Kursen, Buchungen, Anwesenheit, unterstützten Zahlungen und QR-Mitgliedskarten.

Members! ist derzeit ein Vorabprodukt. Prüfen Sie Geräte, Drucker, Zahlungen, Server, Datensicherung und Migration vollständig, bevor Sie echte Kundendaten verwenden.

Vor dem Start#

Sie benötigen ein iPhone mit iOS 26 oder ein iPad mit iPadOS 26, Kamerazugriff für QR-Codes und Fotos sowie eine Gerätesperre, Touch ID oder Face ID für den Mitgliedermodus. Ein eingerichtetes SumUp-Konto und ein kompatibles Terminal sind nur für Zahlungen über die integrierte SumUp-Funktion erforderlich. Für gedruckte Karten können Sie einen kompatiblen Epson- oder Star-Bondrucker oder den Apple-Systemdruck verwenden.

Sie können Mitgliedschaften ohne SumUp mit einer manuell erfassten Zahlung oder als unbezahlt speichern. Die manuelle Erfassung bewegt kein Geld.

Die Betriebsdaten werden lokal auf dem Gerät gespeichert. Die App bleibt bei einer Internetunterbrechung lokal nutzbar. Online-Anmeldung, Synchronisierung und echte Apple-Wallet-Pässe benötigen den sicheren Members!-Server, der noch nicht als Produktionsdienst bereitgestellt ist.

Erste Einrichtung#

  1. Öffnen Sie Heute und dann Einstellungen.
  2. Tragen Sie unter Studio den Studionamen ein und wählen Sie EUR, GBP oder USD.
  3. Legen Sie fest, ob der hintere Inhaber-Scanner beim Arbeiten in anderen Bereichen aktiv bleiben soll.
  4. Erstellen Sie die angebotenen Mitgliedschaftspläne.
  5. Öffnen Sie Kurse > Kurseinrichtung und legen Sie Kursnamen, Trainer und Räume an.
  6. Verbinden Sie unter Einstellungen > SumUp-Zahlungen das Händlerkonto, wenn Sie über die integrierte SumUp-Funktion kassieren möchten.
  7. Richten Sie unter Einstellungen > Drucken einen Epson- oder Star-Drucker ein und drucken Sie ein Testticket.
  8. Richten Sie den sicheren Server erst ein, wenn Produktionsadresse und erster Inhabercode bereitstehen.

Die Screenshots verwenden fiktive Beispieldaten und können frühere Vorschauansichten zeigen. Folgen Sie für Mitgliedschaften und Zahlungen den aktuellen Anleitungen unten.

Members! Heute-Dashboard auf dem iPhone
Members! passt das Heute-Dashboard und die Hauptnavigation an das iPhone an, sodass die App auf iPhone und iPad verwendet werden kann.
Members! Heute-Dashboard auf dem iPad
Das Heute-Dashboard bündelt Check-in, Kurse, Verlängerungen, Umsatz, Tagesplan und letzte Ankünfte.

Mitgliedschaftspläne#

Öffnen Sie Mitglieder > Mitgliedschaftspläne und wählen Sie Neuer Plan. Geben Sie Name und optional eine Zielgruppe ein. Wählen Sie Unbegrenzt oder Sitzungspaket, Preis, Währung, Gültigkeit und bei einem Paket die Anzahl der Besuche. Aktivieren Sie mindestens Wochentage oder Wochenende und legen Sie bei Bedarf Zugangszeiten fest. Zeiten dürfen Mitternacht überschreiten.

Änderungen an einem Plan verändern bereits verkaufte Mitgliedschaften nicht. Deaktivieren Sie Zum Verkauf verfügbar, um neue Verkäufe zu stoppen und bestehende Mitgliedschaften zu erhalten.

Mitgliedschaftsplan löschen oder archivieren#

Öffnen Sie einen Plan und wählen Sie Mitgliedschaftsplan löschen. Members! löscht ihn nur endgültig, wenn keine Mitgliedschaft darauf verweist und keine Kartenzahlung mehr aussteht. Andernfalls wählen Sie Mitgliedschaftsplan archivieren. Das Archivieren stoppt neue Verkäufe und erhält bestehende Mitgliedschaften sowie den Zahlungsverlauf.

Mitglieder und Mitgliedschaften#

Wählen Sie unter Mitglieder die Funktion Mitglied hinzufügen. Tragen Sie Vorname, Nachname und einen eindeutigen Mitgliedscode ein. Kontaktangaben, Notizen und Foto sind optional. Mit Aktives Mitglied können Sie den Check-in sperren, ohne den Verlauf zu löschen.

Mitglied löschen oder archivieren#

Öffnen Sie ein Mitgliedsprofil, das Menü Mehr, und wählen Sie Mitglied löschen. Eine endgültige Löschung ist nur möglich, wenn keine Mitgliedschaften, Buchungen, Anwesenheitsdaten oder Zahlungen vorhanden sind. Andernfalls wählen Sie Mitglied archivieren. Das Archivieren erhält die Daten, macht das Profil inaktiv und verhindert Check-in sowie neue Mitgliedschaftsverkäufe.

Mitgliedschaft verkaufen oder zuweisen#

  1. Öffnen Sie das Profil und wählen Sie Mitgliedschaft hinzufügen, auch zur Verlängerung eines bestehenden Plans.
  2. Wählen Sie den Plan und prüfen Sie Bedingungen sowie Startdatum. Eine unbegrenzte Verlängerung desselben Plans wird für das Ende der aktuellen Mitgliedschaft vorgeschlagen.
  3. Wählen Sie Jetzt bezahlt oder Später bezahlen.
  4. Unter Jetzt bezahlt wählen Sie die Zahlungsart: SumUp belastet das verbundene Terminal; die manuellen Arten erfassen bereits erhaltene Zahlungen. Unter Später bezahlen wählen Sie Fällig am und dann Als unbezahlt speichern.

Manuelle Zahlungsarten benötigen keine SumUp-Verbindung. Erfassen Sie Bezahlt am, eine optionale Referenz und eine Notiz; bei Sonstiges ist die Notiz erforderlich. Die Mitgliedschaft wird beim Erfassen aktiviert. Kostenlos aktiviert sie ohne Geldeinnahme. Eine SumUp-Mitgliedschaft wird erst nach bestätigter Zahlung aktiviert. Members! speichert Status und Referenzen, keine Kartendaten.

Später bezahlen speichert Mitgliedschaft und offenen Betrag gemeinsam. Solange Zahlung offen gilt, erlaubt die Mitgliedschaft weder Check-in noch nutzbaren Wallet-Zugang. Andere nutzbare Mitgliedschaften bleiben verfügbar.

Ein gewöhnlicher offener Betrag verhindert keine weitere Mitgliedschaft. Eine ungeklärte SumUp-Zahlung muss jedoch geprüft werden, bevor für dieses Mitglied ein weiterer Kauf gestartet wird.

Wenn eine SumUp-Zahlung geprüft werden muss, belasten Sie nicht erneut. Öffnen Sie den vorhandenen Eintrag unter Zahlungen und folgen Sie den Wiederherstellungsschritten unten.

Ein Mitglied kann mehrere Mitgliedschaften besitzen. Verwenden Sie für jeden weiteren Plan Mitgliedschaft hinzufügen. Beim Personal-Check-in wählen Sie zwischen mehreren aktuell nutzbaren Mitgliedschaften. Nur die gewählte wird verwendet; bei einem Sitzungspaket wird ein Besuch abgezogen. Bei nur einer nutzbaren Mitgliedschaft erfolgt der Check-in direkt. Im Mitgliedermodus wird weiterhin automatisch die nutzbare Mitgliedschaft verwendet, die zuerst abläuft. Bereits verkaufte Bedingungen bleiben auch nach Planänderungen erhalten.

Members! Mitgliedsprofil mit Mitgliedschaft, Anwesenheit und QR-Karte
Ein Mitgliedsprofil zeigt Mitgliedschaft, Anwesenheitsverlauf, QR-Karte sowie Druck- und Wallet-Aktionen an einem Ort.

Kurse und Buchungen#

Unter Kurse > Kurseinrichtung verwalten Sie wiederverwendbare Kursnamen mit Bild, Trainer mit Kontaktdaten und optionellem Foto sowie Räume mit einem Standardraum. Nicht verfügbare Einträge bleiben in bestehenden Daten erhalten, können aber nicht neu ausgewählt werden.

Kurseinrichtung löschen oder archivieren#

Öffnen Sie in Kurseinrichtung einen Kursnamen, Trainer oder Raum und wählen Sie die jeweilige Löschaktion. Der Eintrag kann nur endgültig gelöscht werden, wenn ihn kein geplanter oder vergangener Kurs verwendet. Andernfalls wählen Sie Archivieren. Das Archivieren bewahrt die Angaben in vorhandenen Kursen und lässt künftige Kurse unverändert, entfernt den Eintrag aber aus der Auswahl für neue Kurse.

Wählen Sie Neuer Kurs, danach Kursname, Trainer, Raum, Start, Dauer, Kapazität und optionale Notizen. Mit Wöchentlich wiederholen erstellen Sie eine Serie über mehrere Wochen und können mehrere Wochentage und Uhrzeiten angeben. Jeder Termin erhält eine eigene Teilnehmerliste.

Geplanten Kurs löschen#

Öffnen Sie einen Kurs und wählen Sie Mehr > Kurs löschen. Das Löschen ist nur möglich, wenn der Kurs in der Zukunft liegt und keine Anwesenheit erfasst wurde. Dabei werden nur dieser Kurs und seine Buchungen entfernt. Andere Termine einer wiederkehrenden Serie bleiben geplant. Begonnene, vergangene oder mit Anwesenheit versehene Kurse können nicht gelöscht werden.

Mit Buchungen verwalten wählen Sie aktive Mitglieder aus. Der Status kann Gebucht, Teilgenommen, Abwesend oder Storniert sein. Nach Kursende markiert Verbleibende als abwesend markieren alle noch gebuchten Personen als abwesend. Ein einem Kurs zugeordneter Check-in setzt eine vorhandene Buchung auf teilgenommen oder ergänzt eine teilgenommene Buchung.

Members! Kursplan und Teilnehmerliste auf dem iPad
Die Kursansicht zeigt Stundenplan, Kapazität, Anwesenheitsübersicht und Teilnehmerliste des ausgewählten Kurses.

Check-in#

  1. Öffnen Sie Check-in.
  2. Wählen Sie Allgemeiner Eintritt oder einen Kurs von heute oder morgen.
  3. Scannen Sie die gedruckte oder Wallet-QR-Karte mit der hinteren Kamera. Alternativ geben Sie den gedruckten Mitgliedscode ein.
  4. Falls mehrere Mitgliedschaften nutzbar sind, wählen Sie die für diesen Besuch.
  5. Prüfen Sie das Ergebnis, bevor Sie die nächste Person bearbeiten.

Willkommen bedeutet, dass der Check-in gespeichert wurde. Bereits eingecheckt schützt 90 Sekunden lang vor einem doppelten Eintrag und einem zweiten Sitzungsabzug. Zahlung erforderlich bedeutet, dass keine nutzbare Mitgliedschaft vorhanden ist. Mitgliedschaft jetzt nicht gültig weist auf Tages- oder Zeitregeln hin. Prüfen Sie bei Inaktives Mitglied oder Mitglied nicht gefunden Profilstatus und aktuellen Code.

Zahlung offen bedeutet, dass eine gespeicherte Mitgliedschaft noch nicht bezahlt ist. Begleichen Sie ihren vorhandenen Eintrag unter Zahlungen, statt einen doppelten Kauf anzulegen.

Mitgliedermodus auf dem iPad#

Der Mitgliedermodus ist ein datensparsamer Selbst-Check-in mit der Frontkamera und steht nicht auf dem iPhone zur Verfügung. Richten Sie zuerst Code, Touch ID oder Face ID ein. Wählen Sie im Check-in zunächst den Kurs und dann Mitgliedermodus. Nur das letzte Ergebnis wird kurz angezeigt.

Der Mitgliedermodus zeigt weder die Mitgliedschaftsauswahl des Personals noch die Zahlungsübersicht. Er verwendet automatisch die nutzbare Mitgliedschaft, die zuerst abläuft. Unbezahlte oder gekündigte Mitgliedschaften erlauben keinen Eintritt. Offene Beträge werden in der Inhaberansicht bearbeitet.

Beim automatischen Wechsel kippen Sie das iPad zur Person, um den Mitgliedermodus zu öffnen. Kippen Sie es zurück und authentifizieren Sie sich, um die Inhaberansicht zu öffnen. Auch Inhaber verlangt eine Authentifizierung. Apple Guided Access kann eine zusätzliche Kiosksperre bieten.

QR-Karten, Wallet und Drucken#

Im Mitgliedsprofil können Sie die QR-Karte teilen, auf einem eingerichteten Epson- oder Star-Drucker drucken oder den Apple-Systemdruck verwenden. Apple Wallet zeigt eine Vorschau und kann bei verfügbarem sicheren Server einen Pass anfordern.

Unbezahlte oder gekündigte Mitgliedschaften werden nicht als aktive Wallet-Mitgliedschaften synchronisiert. Die lokale Wallet-Vorschau kann ihren Zahlungsstatus weiterhin anzeigen. Eine QR-Karte identifiziert das Mitglied, hebt aber keine Zahlungs-, Datums-, Sitzungs- oder Zugangsregeln auf.

Verwenden Sie QR-Code ersetzen nur bei Verlust, Kopie oder Vertrauensverlust. Der bisherige QR-Zugang wird sofort ungültig. Drucken oder senden Sie danach die Ersatzkarte und aktualisieren Sie bei Bedarf den Wallet-Pass.

Für Epson oder Star: Drucker einschalten und verbinden, unter Einstellungen > Drucken suchen und auswählen, 58 oder 80 mm und Schneideoption festlegen und ein Testticket drucken. Epson akzeptiert auch IP-Adresse oder Hostnamen; Star den Bezeichner des Informationsblatts. Unterstützte Verbindungen umfassen Ethernet, WLAN, Bluetooth, BLE und USB. Einige klassische Bluetooth- und USB-Modelle benötigen eine MFi-Freigabe.

Zahlungen#

Members! bietet eine einfache Zahlungsübersicht, keine Buchhaltungssoftware. Sie erfasst, was wann und wie bezahlt wurde und was noch offen ist. Sie erstellt keine Buchhaltungsrechnungen, berechnet keine Steuern, gleicht keine Kontoauszüge ab und führt keine Erstattungen aus.

Zahlungsart wählen#

Mitgliedschaftskäufe verwenden Preis und Währung des ausgewählten Plans:

Bei manuellen Arten bewegt Members! kein Geld und überprüft weder Überweisung noch Terminaltransaktion. Wählen Sie das tatsächliche Datum und die Uhrzeit unter Bezahlt am. Ergänzen Sie bei Bedarf Referenz oder Belegnummer, aber keine Kartendaten.

Offene Beträge prüfen und begleichen#

Öffnen Sie auf dem iPad Verwalten > Zahlungen, auf dem iPhone Berichte > Zahlungen. Suchen Sie nach Mitglied, Code, Mitgliedschaft oder Referenz und filtern Sie nach Zeitraum, Status und Zahlungsart.

Öffnen Sie zum Begleichen die Zahlung, wählen Sie Als bezahlt markieren, die tatsächliche Art und Bezahlt am, und bestätigen Sie Als bezahlt markieren und aktivieren. Kostenlos schließt den offenen Betrag ohne zusätzliche Einnahme.

Beim Begleichen eines vorhandenen offenen Betrags wird eine manuelle Zahlungsart erfasst; es wird keine SumUp-Belastung gestartet.

Liegt der ursprüngliche Start vor dem Zahlungsdatum, wird er auf dieses Datum verschoben. Die ursprünglich gespeicherte Zeitspanne zwischen Start und Ablauf bleibt erhalten; ein Kalendermonat wird nicht neu berechnet. Liegt der Start nach dem Zahlungsdatum, bleiben die ursprünglichen zukünftigen Daten unverändert.

Wählen Sie für einen aufgegebenen unbezahlten Kauf Unbezahltes Abonnement kündigen und bestätigen Sie. Der offene Betrag wird geschlossen und die Mitgliedschaft bleibt unbrauchbar. Beide Datensätze bleiben im Verlauf; dies ist weder Löschung noch Erstattung und kann auf diesem Bildschirm nicht rückgängig gemacht werden.

Unvollständige SumUp-Zahlung wiederherstellen#

Starten Sie nach einer Unterbrechung beim Speichern oder Aktivieren keine zweite Belastung.

  1. Öffnen Sie den bestehenden SumUp-Eintrag unter Zahlungen.
  2. Liegt die gespeicherte Zahlungsbestätigung vor, wählen Sie Aktivierung abschließen. Members! verwendet Transaktion und Bestätigungszeit, ohne erneut zu belasten.
  3. Andernfalls prüfen Sie genau diese Zahlung anhand der Members-Referenz und Ihrer SumUp-Daten zunächst in SumUp.
  4. Bei bestätigter Zahlung wählen Sie Ich habe die Zahlung in SumUp bestätigt, erfassen den tatsächlichen SumUp-Transaktionscode sowie das überprüfte Datum und die Uhrzeit unter Bezahlt am, und bestätigen die Aktivierung.
  5. Nur bei bestätigter Nichtzahlung wählen Sie Ich habe bestätigt, dass keine Zahlung erfolgt ist und bestätigen die erfolglose Zahlung samt Mitgliedschaftskündigung. Lassen Sie den Eintrag bei Unsicherheit zur Prüfung stehen.

Abgeschlossene SumUp-Zahlungen sind in Members! schreibgeschützt. Die Abstimmung erfasst Ihr geprüftes Ergebnis und löst weder Erstattung noch neue Belastung aus.

Warnt Members!, dass Mitglied oder Plan während der Terminalzahlung geändert wurden, bleibt die akzeptierte Zahlung erhalten. Das Personal muss Mitglied und Plan prüfen, bevor es Zugang gewährt.

SumUp-Einrichtung und Einzelbesuche#

Verbinden Sie das Händlerkonto unter Einstellungen > SumUp-Zahlungen. Der Walk-in-Zahlungsbildschirm benötigt weiterhin SumUp und berechnet EUR. Nach erfolgreicher Zahlung kann ein Ein-Besuch-Pass entstehen; wählen Sie anschließend Mit dem Check-in fortfahren. Die manuellen Arten oben gelten für Mitgliedschaftskäufe und offene Mitgliedschaftsbeträge, nicht für diesen Walk-in-Bildschirm.

Simulatorzahlungen sind deutlich als Test markiert und bewegen kein Geld. Tap to Pay auf dem iPhone ist geplant, aber noch nicht verfügbar; auf dem iPad ebenfalls nicht.

Speichern Sie niemals Kartennummern, Händlerzugänge, Affiliate-Schlüssel oder Anmeldecodes in Mitgliedsnotizen.

Berichte und Datenschutz#

Unter Berichte wählen Sie den Zeitraum für Anwesenheit und Verlauf, Eingenommen, aktuelle Beträge unter Offen, neue Mitglieder, No-Show-Rate sowie Kurs-, Trainer- und Raumleistung. Beträge bleiben nach Währung getrennt. Zahlungen nach Zahlungsart enthält auch kostenlose Mitgliedschaften ohne Geldeinnahme. Der Mitgliedschaftsstatus umfasst aktive, unbezahlte, bald ablaufende, zukünftige, abgelaufene, aufgebrauchte und gekündigte Mitgliedschaften.

Einnahmen verwenden das Zahlungsdatum; ältere bezahlte Einträge ohne eigenes Zahlungsdatum verwenden das Erfassungsdatum. Offene Beträge bleiben unabhängig vom Zeitraum sichtbar. Fehlgeschlagene, unvollständige SumUp-, stornierte und erstattete Zahlungen zählen nicht als Einnahme; kostenlose Mitgliedschaften tragen null bei.

Mit CSV exportieren > Zahlungen teilen Sie Zahlungs-IDs, Mitglieds- und Mitgliedschaftsnamen, Status, Art, Betrag, Währung, Erfassungs-/Zahlungs-/Fälligkeitsdaten, Referenz und Notiz. Enthalten sind Aktivitäten im gewählten Zeitraum sowie alle aktuellen offenen Mitgliedschaftsbeträge, auch ältere. Halten Sie Währungen und Status getrennt; die Summe aller Beträge würde Einnahmen mit unbezahlten oder erfolglosen Einträgen vermischen.

Anwesenheits- sowie Kurs-, Trainer- und Raumleistungsexporte bleiben verfügbar. CSV-Dateien können private Kundendaten, Zahlungsreferenzen und Notizen enthalten. Teilen Sie sie nur mit Berechtigten und speichern Sie sie sicher.

Members! Berichte zu Anwesenheit und Mitgliedschaften auf dem iPad
Berichte bündeln Anwesenheit, Umsatz, Mitgliedschaftsstatus und Kursleistung für den gewählten Zeitraum.

Mitglieder-, Kurs-, Anwesenheits- und Zahlungsreferenzdaten werden lokal gespeichert. Kartendaten verarbeitet SumUp. Der aktuelle Stand bietet noch keinen fertigen Produktions-Backupdienst und keine vollständige Konfliktbehandlung zwischen mehreren Geräten. Verwenden Sie Gerätesperren, begrenzen Sie Mitarbeiterzugriff und legen Sie vor Echtdaten einen Backup- und Wiederherstellungsprozess fest.

Fehlerbehebung#

Support#

Für Hilfe zu Members! schreiben Sie an support@waiterone.net. Nennen Sie App-Version, Gerätemodell, iOS- oder iPadOS-Version und beschreiben Sie das Problem. Senden Sie niemals Kartendaten, Passwörter, Anmeldecodes oder unnötige Mitgliedsdaten.